起業支援 経営サポート、決算対策 (15 )

2015/06/15
マイナンバー制度がいよいよ始まります

マイナンバー(個人番号)今年(平成27年)10月以降、市区町村から皆様一人一人に通知が行われ、平成28年1月から利用開始になります。
このマイナンバーは一生使うものですので、きちんと管理して頂く必要が有ります。

 

マイナンバーは、従業員を雇用している皆様も、源泉徴収票や社会保険の手続きなどで対応が必要になります。

 

少し詳しく説明していきます。

 

■マイナンバーの付番(通知カード)
住民票を有する全ての方に1人1つの12桁の番号が通知されるので、乳幼児はもちろん、外国籍の方でも住民票がある場合にはマイナンバーが付番されます。
(ちなみに法人にも、1法人1つの法人番号(13桁)が指定されます。)

 

今年の10月以降に、市区町村から住民票の住所(10月の第1月曜日の5日で住民票に記載されている住所)に「通知カード」が簡易書留で、世帯分まとめて封筒に入れられ郵送されるそうです。
住民票の住所と異なるところにお住まいの方は注意して下さい。

 

■マイナンバーが必要な場合
マイナンバーは、児童手当の現況届や、厚生年金の裁定請求の際、または証券取引の配当や保険金受領の際にも必要です。
更に、源泉徴収票に記載する必要が有ります。

 

つまり、民間事業者は、従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続や、給与の源泉徴収票の作成を行うために、平成28年1月以降、マイナンバーが必要になります。
具体的には源泉徴収票の場合、平成28年分源泉徴収票(通常は平成29年1月末までに税務署等に提出するもの)からマイナンバーの記載が必要です。

 

給与の支払を受ける方は、勤務先に本人や家族のマイナンバーを提示する必要があります。
また、民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければなりませんので、こうした外部の方からもマイナンバー(又は法人番号)を提供してもらう必要があります。

 

ちなみに、支払調書や源泉徴収票にマイナンバーを記載する形になるので、書式が変更になります。
源泉徴収票は、A6サイズからA5サイズに大きさも変更になります。
(ただ、本人交付用には個人番号は記載しない予定のようです。)

 

年末調整の際に使用する「扶養控除等申告書」にマイナンバーの記載欄が追加され、扶養親族のマイナンバーも記載する事になります。

 

雇用保険については、平成28年1月1日提出分から、健康保険・厚生年金保険については平成29年1月1日提出分から個人番号又は法人番号の記載が必要になります。

 

■「個人番号カード」の交付
1枚で本人確認が可能な「個人番号カード」を平成28年1月以降、申請する事により無料で交付を受ける事も可能です。
この「個人番号カード」にはマイナンバーはもちろん、氏名、住所、生年月日、性別、顔写真が表示されるので、身分証明書として利用できるほか、電子証明書を用いてe-Taxなどの電子申請や印鑑登録証など、お住まいの自治体が条例で定めるサービスにも使用できます。

 

この「個人番号カード」、表面は身分証明書として広く利用する事を想定しているようですが、裏面の個人番号については法律で認められた事務以外での収集は禁止されていて、法律で認められた場合を除き、裏面のコピーは法律違反になるようなので、ご注意下さい。

 

■従業員などからのマイナンバーの取得
マイナンバーを従業員などから取得するときは、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要です。

 

利用目的としては「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」等で、これらの利用目的はまとめて示しても構いません。

 

本人確認は成りすまし防止の為にも厳格に行う事とされており、①正しい番号であることの確認(番号確認)②手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)を行います。
番号のみでの本人確認は認められないそうです。

 

具体的には「個人番号カード」を持っている場合にはこのカードのみで番号確認と身元確認が可能ですが、「個人番号カード」を持っていない場合は、平成27年10月以降に郵送される「通知カード」と併せて運転免許証やパスポートなどで身元確認を行います。
但し、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。
また、扶養控除等申告書に扶養親族のマイナンバーを記載して受領した際は、扶養親族の本人確認は不要とされています。
(扶養控除等申告書提出義務者である従業員が扶養親族の本人確認を行っていることが前提となります。)

 

■マイナンバーの利用、提供、収集に関する制限
マイナンバーの利用範囲は、現在の法律では、社会保障、税、災害対策に限定されていて、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。
例えば、マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできませんし、法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできません。
収集に関しても、法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集できないことになっています。
他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たり、禁止事項です。
一方、マイナンバーの提示を受けただけでは「収集」には当たらないそうです。

 

■まとめ
先日から年金事務所等での情報漏えいが問題になっておりますので、マイナンバーにも不安が付きまとうのは事実ですが、制度が始まってしまう以上、経営者の皆様であれば従業の方に「通知カード」をきちんと管理するよう伝えておき、早めに利用目的を明示した上でマイナンバーを番号確認及び本人確認して収集しておく事が必要になります。
また、従業員の方々から入手したマイナンバーをきちんと管理して保管しておくことも大事になります。

 

内閣府作成の中小企業者向けのマイナンバー制度のフリーダウンロード資料を画像で添付しておきますので、関係する皆様は一度ご確認下さい。

 


 

■マイナンバー ホームページ
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

 

ご不明な点がございましたらお問い合わせください。

 

アルファ税理士法人
http://www.alfa-tax.jp/
相続・不動産税務相談所
http://www.alfa-asset.com/



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